XÂY DỰNG SƠ ĐỒ TỔ CHỨC PHÒNG KINH DOANH VÀ PHÒNG MARKETING

Nhân sự phòng Marketing và Sales làm việc rời rạc, thường mâu thuẫn với nhau, năng lực thực thi còn yếu, thiếu kiến thức và kỹ năng chuyên môn? Điều này ảnh hưởng rất lớn đến mục tiêu kinh doanh của tổ chức, gây ra môi trường làm việc tiêu cực. Bạn là chủ doanh nghiệp và đang muốn xây lại sơ đồ tổ chức phòng kinh doanh và Marketing, thiết lập KPI, đưa ra quy trình làm việc chung cho hai phòng ban này? Bài viết này dành cho bạn!

1. Những mâu thuẫn thường gặp giữa Sales và Marketing. Nguyên nhân là gì?

Trong môi trường doanh nghiệp hiện nay, mâu thuẫn giữa bộ phận Sales và Marketing là một vấn đề phổ biến, gây ảnh hưởng lớn đến hiệu quả kinh doanh. Dưới đây là những mâu thuẫn thường gặp giữa sales và marketing:

• Marketing tập trung làm thương hiệu, Sales tập trung chốt đơn ngắn hạn: Marketing thường chú trọng vào việc xây dựng và duy trì hình ảnh thương hiệu dài hạn, trong khi Sales lại đặt nặng mục tiêu chốt đơn hàng ngắn hạn để đạt doanh số ngay lập tức. Điều này dẫn đến mâu thuẫn vì hai bộ phận có mục tiêu hoạt động khác nhau, không đồng nhất về chiến lược kinh doanh.
• Marketing tiêu nhiều tiền nhưng không thu về nhiều data chất lượng: Marketing đầu tư vào các chiến dịch quảng cáo, sự kiện để tăng nhận diện thương hiệu, nhưng không có tư duy thu thập, lưu trữ data khách hàng có giá trị để Sales khai thác. Do đó, Sales thường phàn nàn là bị thiếu thông tin, không đủ dữ liệu để tiếp cận và chốt đơn hàng hiệu quả.
• Marketing an nhàn, ngồi phòng lạnh chạy số, còn Sales vất vả bươn trải bất kể thời gian trong ngày: Sales thường phải di chuyển, gặp gỡ khách hàng và làm việc ngoài giờ hành chính để đạt được chỉ tiêu. Trong khi đó, Marketing lại làm việc chủ yếu trong văn phòng, tạo ra sự khác biệt về môi trường làm việc và áp lực công việc.

Mâu thuẫn giữa các bộ phận Marketing và Sales trong doanh nghiệp thường xuất phát từ ba nguyên nhân chính: mục tiêu hoạt động khác nhau, thiếu sự hiểu biết và thấu hiểu công việc của nhau và không có KPI công việc rõ ràng, công khai.

• Mục tiêu hoạt động khác nhau: Marketing tập trung vào xây dựng thương hiệu dài hạn, trong khi Sales tập trung vào doanh số ngắn hạn. Sự không đồng bộ này khiến hai bên không hỗ trợ và bổ sung cho nhau một cách hiệu quả, dẫn đến xung đột về chiến lược và phương pháp làm việc.
• Thiếu sự hiểu biết, thấu hiểu công việc của nhau: Cả hai bộ phận không hiểu rõ quy trình và thách thức trong công việc của nhau, dẫn đến thiếu sự tôn trọng và hỗ trợ lẫn nhau. Việc thiếu các buổi đào tạo nội bộ và giao tiếp thường xuyên khiến hai bên không thấy được tầm quan trọng của công việc của nhau, dẫn đến việc đổ lỗi và thiếu sự hợp tác.
• Không có KPI công việc rõ ràng, công khai: KPI công việc thiếu minh bạch và cụ thể khiến các bộ phận không có cơ sở để đánh giá hiệu quả làm việc của nhau. Điều này dẫn đến tình trạng đổ lỗi và mâu thuẫn về trách nhiệm và hiệu suất công việc. Nếu không có các chỉ số đo lường cụ thể, cả hai bộ phận sẽ gặp khó khăn trong việc hợp tác và đạt được mục tiêu chung.

2. Giải quyết mâu thuẫn bằng cách xây dựng sơ đồ tổ chức phòng kinh doanh và phòng Marketing

Để giải quyết những mâu thuẫn giữa Marketing và Sales, việc xây dựng một sơ đồ tổ chức rõ ràng cho cả hai phòng ban là giải pháp hiệu quả nhất với mọi doanh nghiệp.

2.1. Xây dựng sơ đồ tổ chức phòng kinh doanh

Trong các doanh nghiệp vừa và nhỏ, phòng kinh doanh thường được tổ chức theo cấu trúc nhỏ gọn nhưng hiệu quả.

1 - Cấu trúc phòng kinh doanh tiêu chuẩn

Đứng đầu phòng kinh doanh là một trưởng phòng - người chịu trách nhiệm quản lý toàn bộ hoạt động kinh doanh của doanh nghiệp. Dưới sự quản lý của trưởng phòng là 2 - 3 nhóm sales, mỗi nhóm do một trưởng nhóm phụ trách. Việc chia nhóm sales nhằm mục đích dễ dàng quản lý và tạo ra môi trường cạnh tranh lành mạnh giữa các nhóm, khuyến khích các nhân viên sales nỗ lực đạt được kết quả tốt nhất.

2 - Nhiệm vụ của mỗi nhân viên kinh doanh

Mỗi nhân viên sales trong phòng kinh doanh có những nhiệm vụ cụ thể để đảm bảo đạt được mục tiêu doanh số và phát triển thị trường. Các nhiệm vụ chính bao gồm:

• Tìm kiếm và tiếp cận khách hàng tiềm năng: Sales cần chủ động tìm kiếm và xây dựng danh sách khách hàng tiềm năng, tiếp cận và giới thiệu sản phẩm hoặc dịch vụ của công ty.
• Giới thiệu và tư vấn sản phẩm: Sales phải nắm vững thông tin về sản phẩm hoặc dịch vụ, đồng thời có khả năng tư vấn khách hàng một cách hiệu quả, giúp khách hàng hiểu rõ và quyết định mua hàng.
• Theo dõi và chăm sóc để duy trì mối quan hệ với khách hàng sau bán hàng: Sales không chỉ bán hàng mà còn phải duy trì mối quan hệ với khách hàng sau bán hàng, đảm bảo khách hàng hài lòng và có thể quay lại mua hàng trong tương lai.
• Thu thập và phân tích thông tin thị trường: Sales phải cập nhật liên tục thông tin về thị trường, đối thủ cạnh tranh và xu hướng tiêu dùng để đưa ra chiến lược kinh doanh phù hợp.
• Đóng góp ý kiến cải thiện sản phẩm hoặc dịch vụ: Sales thông qua việc tương tác trực tiếp với khách hàng sẽ thu thập được nhiều phản hồi, từ đó đề xuất cải thiện sản phẩm hoặc dịch vụ để đáp ứng tốt hơn nhu cầu của khách hàng.
• Đưa góc nhìn để phòng Marketing xây dựng chiến dựng chiến lược Marketing tốt nhất: Do sales trực tiếp tiếp cận với khách hàng nên họ rất hiểu thị hiếu, vấn đề, nhu cầu và mong muốn của khách hàng. Đây là những dữ liệu khách hàng rất quan trọng giúp Marketing xây dựng kế hoạch Marketing hoàn hảo nhất.

2.2. Xây dựng sơ đồ tổ chức phòng Marketing

Một phòng Marketing cơ bản sẽ bao gồm 3 đội nhóm chính: Team Viral, Team Website và Team Convert. Dưới đây là nhiệm vụ và cơ cấu nhân sự của từng team.

1 - Team Viral

Cơ cấu nhân sự:

• 1 trưởng nhóm Viral
• 1 chuyên viên content  Facebook
• 1 chuyên viên content Youtube
• 1 chuyên viên content Tik Tok
• 2 - 3 chuyên viên video
• 1 - 2 chuyên viên thiết kế

Nhiệm vụ:

• Xây dựng thương hiệu doanh nghiệp thông qua các chiến dịch marketing trên nền tảng mạng xã hội.
• Tạo ra các nội dung lan truyền (viral content) để thu hút và tương tác với khách hàng tiềm năng.
• Quản lý và phát triển các kênh truyền thông xã hội như Facebook, Instagram, Twitter, TikTok.

2 - Team Website

Cơ cấu nhân sự:

• 1 Trưởng nhóm Website
• 1 - 2 chuyên viên kỹ thuật SEO
• 1 - 2 Content SEO
• 3 - 5 CTV Content SEO

Nhiệm vụ:

• Xây dựng và quản lý trang web của doanh nghiệp, đảm bảo trang web thu hút và giữ chân khách hàng mục tiêu.
• Tối ưu hóa trang web để đạt thứ hạng cao trên các công cụ tìm kiếm (SEO).
• Quản lý các chiến dịch quảng cáo trả phí trên Google.

3 - Team Convert

Cơ cấu nhân sự:

• 1 trưởng nhóm Convert
• 1 content convert
• 1 content branding
• 1 chuyên viên quảng cáo đa nền tảng
• 3 CTV bắt chat đa nền tảng

Nhiệm vụ:

• Thúc đẩy khách hàng tiềm năng mua hàng, tăng tỷ lệ chuyển đổi từ khách truy cập thành khách hàng thực sự.
• Tối ưu hóa các kênh bán hàng và các trang đích (landing pages) để cải thiện trải nghiệm người dùng và tăng tỷ lệ chuyển đổi.
• Quản lý các chiến dịch email marketing và remarketing.

Sơ đồ tổ chức phòng Marketing sẽ phụ thuộc vào mô hình kinh doanh, mô hình Marketing, mục tiêu kinh doanh và nguồn lực tài chính của mỗi doanh nghiệp. Việc tổ chức hợp lý giúp phòng Marketing hoạt động hiệu quả, đạt được các mục tiêu kinh doanh và đóng góp vào sự phát triển bền vững của doanh nghiệp.

2.3. Xây dựng KPI chung giữa phòng Marketing và Sales

Để đảm bảo sự phối hợp nhịp nhàng và hiệu quả giữa phòng Marketing và phòng Sales, doanh nghiệp cần xây dựng các chỉ số KPI chung, tập trung vào mục tiêu tạo ra doanh số. Việc xác định trách nhiệm cụ thể của từng phòng ban sẽ giúp đạt được mục tiêu này.

1 - Mục tiêu chung

Mục tiêu chung của cả phòng Sales và Marketing là tạo ra doanh số cho doanh nghiệp. Để đạt được mục tiêu này, cả hai phòng ban cần phối hợp chặt chẽ và hiệu quả trong từng chiến dịch.

2 - Trách nhiệm của từng phòng ban

• Phòng Marketing: 3 team trong phòng Marketing (team Viral, team Website, team Covert) sẽ xây dựng các chiến dịch và kế hoạch truyền thông phù hợp với từng kênh truyền thông. Mục tiêu của họ là thu thập data khách hàng chất lượng để gửi cho Sales và xây dựng thương hiệu uy tín với khách hàng giúp Sales dễ dàng thuyết phục khách hàng hơn.
• Phòng Sales: Nhân viên Sales sẽ nhận data từ phòng Marketing và từ các nguồn tự tìm kiếm, sau đó tư vấn và chăm sóc khách hàng trước, trong và sau khi bán. Họ cũng có trách nhiệm cung cấp insight về khách hàng (nỗi đau, mong muốn, sở thích và thói quen mua sắm của khách hàng) cho phòng Marketing. Thông tin này sẽ giúp phòng Marketing xây dựng các chiến lược tối ưu hơn.

3 - Cam kết KPI

Ở mỗi chiến dịch Marketing và bán hàng, trưởng phòng Marketing và trưởng phòng Sales phải đưa ra cam kết về các KPI và phải có văn hoá đo lường, báo cáo hàng tuần. Các chỉ số KPI cần phòng Marketing và Sales cam kết bao gồm:

• Data thu được từ Marketing và Sales: Số lượng và chất lượng dữ liệu khách hàng mà mỗi phòng ban thu thập được.
• Hợp đồng từ nguồn Marketing và Sales: Số lượng hợp đồng từ các nguồn data của phòng Marketing và Sales.
• Doanh thu từ Marketing và Sales: Doanh thu mang lại từ các hoạt động của phòng Marketing và Sales.
• Chi phí quảng cáo: Tổng chi phí dành cho các hoạt động quảng cáo và marketing.
• Chi phí thu thập data: Chi phí trung bình để thu thập mỗi dữ liệu khách hàng.

Việc xác định rõ ràng và cam kết thực hiện các KPI này sẽ giúp cả phòng Marketing và phòng Sales làm việc hiệu quả hơn, đạt được mục tiêu doanh số và góp phần vào sự phát triển bền vững của doanh nghiệp.

>>> XEM THÊM: BẬT MÍ CÁCH XÂY DỰNG KPI CHO PHÒNG MARKETING HIỆU QUẢ

2.4. Sử dụng hệ thống CRM để quản lý công việc của phòng Sales và Marketing

Để tăng cường sự phối hợp giữa phòng Sales và phòng Marketing, việc sử dụng hệ thống CRM (Customer Relationship Management) là một giải pháp hiệu quả. Hệ thống CRM giúp quản lý dữ liệu khách hàng, theo dõi quá trình chăm sóc khách hàng và đảm bảo rằng cả hai phòng ban đều làm việc hiệu quả.

1 - Nhiệm vụ của nhân sự phòng Marketing

Phòng Marketing đóng vai trò quan trọng trong việc thu thập và phân tích dữ liệu khách hàng từ các chiến dịch truyền thông. Một data khách hàng chất lượng gồm: tên, số điện thoại, email, nguồn liên hệ (khách hàng biết đến sản phẩm qua kênh truyền thông nào, vấn đề và mong muốn của khách hàng.

Sau đó, nhân sự phòng Marketing đẩy dữ liệu thu thập được lên CRM và yêu cầu Sales chăm sóc. Nhân sự phòng Marketing cần thường xuyên theo dõi quy trình chăm sóc khách hàng của sales để nhắc nhở kịp thời. Điều này giúp hạn chế việc Sale lười biếng, không chăm sóc khách hàng theo quy trình, không sử dụng hết data, gây ảnh hưởng đến doanh thu chung.

2 - Nhiệm vụ của nhân sự phòng kinh doanh

Phòng Sales nhận dữ liệu khách hàng từ hệ thống CRM và tiến hành chăm sóc theo quy định. Ví dụ:

• Khi phòng Marketing cung cấp data mới, sale cần chăm khách hàng trong 24 giờ.
• Sale tiến hành chăm sóc khách hàng theo trình tự bài bản để tạo thiện cảm với khách hàng: Kết nối qua số điện thoại, nhắn tin qua zalo, gửi email → Nếu khách hàng phản hồi, sale mới bắt đầu tư vấn cho khách hàng về sản phẩm → Khách hàng có nhu cầu mua thì sale bắt đầu tư vấn ký kế hợp đồng.

Để quản lý lịch sử chăm sóc khách hàng hiệu quả trên CRM, doanh nghiệp có thể tự quy định ký hiệu theo từng mức độ chăm sóc. Ví dụ:

2.5. Khuyến khích Sales và Marketing cùng học nâng cao chuyên môn

Để bán hàng hiệu quả và tối ưu hóa chiến lược marketing, việc nâng cao chuyên môn là cực kỳ cần thiết cho cả phòng Sales và Marketing. Sự hiểu biết sâu rộng và kỹ năng chuyên môn sẽ giúp hai phòng ban này phối hợp tốt hơn và đạt được mục tiêu chung.

1 - Lý do Sales cần kiến thức về Marketing

Một nhân viên kinh doanh giỏi là người có kiến thức sâu rộng về Sale & Marketing, có kiến thức chuyên sâu về bán hàng. Sales cần biết về hành trình mua hàng, các nhóm khách hàng, cách viết content bán hàng để thuyết phục khách hàng chốt đơn.

Kiến thức về marketing này giúp Sale xây dựng quy trình chăm sóc khách hàng bài bản để khách hàng từ biết, cảm thấy thích, có nhu cầu mua hàng, quyết định mua hàng và sẵn sàng trở thành đại sứ cho thương hiệu.

2 - Lý do Marketing cần kiến thức về Sales

Marketing cần có kiến thức về quy trình bán hàng và những thách thức mà Sales phải đối mặt. Việc hiểu rõ nhu cầu, nỗi đau và thói quen mua sắm của khách hàng giúp Marketing sản xuất nội dung và chiến dịch truyền thông chạm đúng nỗi đau của khách hàng. Điều này không chỉ giúp nâng cao hiệu quả của các chiến dịch marketing mà còn hỗ trợ Sales trong việc tư vấn và chăm sóc khách hàng.

3 - Phương pháp nâng cao chuyên môn cho đội ngũ Marketing và Sale

• Tham gia khóa học, hội thảo về Sale và Marketing
• Tổ chức họp định kỳ theo tháng giữa phòng Marketing và Sale để đưa ra các vấn đề, đề xuất giải pháp theo góc nhìn của Marketing và Sale

Bạn là chủ doanh nghiệp, cấp quản lý cấp cao và cấp trung đang loay hoay không biết xây dựng và quản lý hệ thống Sale và Marketing như thế nào để đạt được mục tiêu kinh doanh?

Thấu hiểu “nỗi đau" này, Trường Doanh Nhân HBR cùng Tiến sĩ Alok Bharadwaj khai giảng khoá học XÂY DỰNG HỆ THỐNG MARKETING & BÁN HÀNG CHUYÊN NGHIỆP vào ngày 10-11/08/2024 tại Hà Nội.

Khóa học chuyên sâu 2 ngày với 5 nội dung chính:

• Thấu hiểu khách hàng và doanh nghiệp để lập kế hoạch bán hàng hiệu quả
• Xây dựng chiến lược Sales & Marketing để đạt mục tiêu kinh doanh
• Xây dựng văn hoá kinh doanh “Lấy khách hàng làm trọng tâm" & Thiết kế sơ đồ tổ chức phòng kinh doanh và Marketing
• Xây dựng hệ thống quản lý Sale & Marketing
• Hỏi đáp, giải quyết vấn đề trực tiếp với diễn giả

>>> XEM THÊM: VÌ SAO NÊN HỌC KHÓA XÂY DỰNG HỆ THỐNG MARKETING VÀ BÁN HÀNG CỦA TIẾN SĨ ALOK BHARADWAJ

3. Tạm kết

Việc xây dựng một sơ đồ tổ chức phòng kinh doanh và marketing hiệu quả không chỉ giúp doanh nghiệp tối ưu hóa quy trình làm việc mà còn tạo điều kiện thuận lợi cho sự phối hợp và hợp lực giữa hai bộ phận quan trọng này. Khi phòng kinh doanh và marketing làm việc cùng nhau một cách nhịp nhàng, doanh nghiệp sẽ không chỉ đáp ứng được nhu cầu của khách hàng một cách tốt nhất mà còn gia tăng hiệu quả kinh doanh và đạt được những bước tiến đột phá. Sự hợp lực giữa hai phòng ban này chính là chìa khóa để doanh nghiệp phát triển bền vững và vươn xa trên thị trường cạnh tranh.